Exame

Um dos desafios encontrados nas empresas ao redor do mundo ainda é a persistência pela utilização de documentos impressos sem que haja uma real necessidade. Existe muita divagação e polêmica em torno deste tema, mas é consenso que tornar documentos de papel em mídia digital é um caminho seguro, inevitável e correto. Sem dúvida, o uso desnecessário do papel é um tema corporativo em pauta e em conflito com aqueles que prezam pelo uso consciente dos recursos.

Mesmo na era da digitalização e da hiperconectividade, ainda existem obstáculos que devem ser superados com o auxílio da modernidade. Uma opção eficaz para solucionar esse impasse é, sem dúvida, a adoção de sistemas de documentação eletrônica. Além de possuírem legalidade jurídica, a documentação eletrônica permite uma drástica redução no consumo de papel, além de aumentar a segurança dos documentos confidenciais, gerando ainda economia no espaço de armazenamento e a redução no tempo de entrega, com todas as facilidades conhecidas na busca e acesso.

No ano passado, por exemplo, o consumo de papel no TJDFT (Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios) teve uma redução de cerca de 16% em relação ao ano de 2016, em virtude do avanço do Processo Judicial eletrônico – PJe e da implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI. O número significa uma economia de 6.250.000 folhas de papel.

No segmento de turismo, a conversão de papel para meios eletrônicos avança rapidamente. Desde 2014, a companhia aérea britânica EasyJet eliminou totalmente o uso de cartas aeronáuticas e de manuais em papel nas cabines dos aviões. As folhas de papel foram substituídas por um sistema de tablets, que contêm informações detalhadas de procedimentos de subida, aproximação, de aeroportos e de rota.

Outro exemplo no segmento turístico é o trabalho desenvolvido pela Next Seguro Viagem. Agência especializada exclusivamente na oferta e venda de seguro viagem internacional, com sede na capital paulista, a empresa foi uma das pioneiras no rompimento formal das entregas convencionais de documentos em papel, bastante arraigadas ao segmento. Desde o início de 2017, a empresa comunicou aos seus clientes a decisão de descontinuar a entrega física de vouchers e documentos, fornecendo todo o material contratado através do endereço de e-mail cadastrado no processo de compra. A mesma lógica é utilizada pelas companhias aéreas de todo o mundo há um bom tempo.

Ricardo Mendonça, Diretor Geral da agência, afirma que os clientes já se adaptaram e preferem as facilidades de uma entrega eletrônica. No entanto, as versões em papel podem ser solicitadas, em caráter de exceção, por clientes que por algum motivo queiram esta opção.

“Com esta política, zelamos por uma visão sustentável e ecologicamente correta, reduzimos custos, agilizamos o processo e garantimos uma perfeita acessibilidade para os clientes. Mesmo enviando a documentação por e-mail, existem ainda alguns clientes que pedem para replicarmos os arquivos eletrônicos para seu número de WhatsApp, e nós o fazemos prontamente. Além disso, informamos os números dos documentos por meio de SMS para que nossos clientes tenham as informações sempre na palma da mão quando precisarem”, ressalta Mendonça.